Wie bij Holl & Gort binnenkomt, ziet vaak als eerste een verzorgd kantoor, een professionele uitstraling en een organisatie waar veel achter de schermen soepel verloopt. Een van de mensen die daar al jarenlang een belangrijke rol in speelt, is Astrid. Inmiddels werkt ze al ruim 23 jaar bij Holl & Gort en heeft ze het kantoor door de jaren heen van dichtbij zien veranderen.
In 2003 startte Astrid als receptioniste. “Samen met een collega was ik destijds verantwoordelijk voor de binnenkomende telefonie en het overzetten van jaarrekeningen naar het volgende boekjaar in Excel,” vertelt ze. “Alles gebeurde toen nog handmatig. Er gingen heel wat papieren boekwerken doorheen en we waren daar dagelijks intensief mee bezig.”
Ook de manier van communiceren zag er in die tijd heel anders uit. E-mail werd nog nauwelijks gebruikt en veel correspondentie verliep per post. Astrid werkte de uitgaande correspondentie uit voor de toenmalige directie en verzorgde de poststukken. “We hadden zelfs nog een fysieke bibliotheek met wetteksten. Daarin verving ik maandelijks de wetswijzigingen en jurisprudentie.”
Meebewegen met digitalisering
Door de jaren heen veranderde het werk sterk. Software ontwikkelde zich, processen werden steeds verder gedigitaliseerd en veel handmatige werkzaamheden verdwenen langzaam naar de achtergrond. Voor Astrid betekende dit dat haar functie zich steeds verder kon ontwikkelen.
“Ik ben mij daarna steeds meer gaan richten op het verwerken van administraties voor onze klanten,” vertelt ze. “Dat heb ik ruim 15 jaar met veel plezier gedaan.” Toch merkte ze op een gegeven moment dat het verwerken van facturen, bankmutaties en btw-aangiftes steeds meer routine werd.
Met de komst van René veranderde haar rol opnieuw. “Mijn functie kreeg vrij snel een andere invulling. Dat heeft uiteindelijk geleid tot de rol die ik nu heb als Office Manager.”
Een veelzijdige rol achter de schermen
Als Office Manager houdt Astrid zich vandaag de dag met veel verschillende werkzaamheden bezig. Zo is ze verantwoordelijk voor het aanmaken en verwerken van nieuwe ondernemingen die worden toegevoegd aan de klantenportefeuille. Daarnaast verzorgt ze de digitale facturatiestroom, is ze samen met het MT mede verantwoordelijk voor de debiteurenbewaking en behandelt ze de vragen die daaruit voortkomen.
Ook neemt Astrid deel aan de MT-overleggen. “Daar fungeren we met elkaar als klankbord en ik verzorg de notulen. Juist die combinatie van praktische, organisatorische en inhoudelijke werkzaamheden maakt mijn functie afwisselend.”
Die afwisseling is voor Astrid een belangrijk onderdeel van haar werkplezier. “Voor collega’s is het soms misschien niet altijd helemaal duidelijk wat ik precies allemaal doe,” zegt ze met een knipoog. “Maar dat maakt mijn werk juist zo leuk.”
Creativiteit op kantoor
Naast haar organisatorische taken vindt Astrid het leuk om haar creativiteit kwijt te kunnen. Zo ontwerpt ze presentaties in Canva en maakt ze banners voor verschillende gelegenheden, zoals de banenmarkt bij Saxion.
Op dit moment werkt ze aan het ontwerp van een doek voor een grote partytent die Holl & Gort gebruikt tijdens de Singelloop, andere sportieve evenementen en de jaarlijkse barbecue. “Ik vind het mooi om op die manier ook visueel bij te dragen aan de uitstraling van Holl & Gort.”
Ook tijdens de renovatie van het kantoor, zo’n drie à vier jaar geleden, speelde Astrid een actieve rol. Samen met Richard Vrooijink en een stylingteam dacht ze mee over de inrichting en uitstraling van het pand aan de Lasondersingel. “We hebben samen gezorgd voor een stijlvol en eigentijds resultaat dat echt recht doet aan het pand.”
Ruimte om te groeien
Wat het verhaal van Astrid laat zien, is hoe functies binnen Holl & Gort kunnen meegroeien met de organisatie, de tijd en de talenten van mensen zelf. Waar haar werk ooit begon met telefonie, post en handmatige Excel-processen, is haar rol inmiddels uitgegroeid tot een veelzijdige functie waarin organisatie, administratie, creativiteit en betrokkenheid samenkomen.
De afgelopen twee jaar pakte Astrid, bij gebrek aan een vaste marketingfunctie, ook diverse marketingwerkzaamheden op. “Ik heb dat zo goed mogelijk gedaan en vond het ook leuk om daarin mee te denken. Tegelijk ben ik erg blij dat er nu iemand is die zich daar volledig op kan richten.”
Bij Holl & Gort werken mensen die niet alleen hun vak verstaan, maar ook bereid zijn mee te bewegen, verantwoordelijkheid te nemen en bij te dragen aan de organisatie als geheel. Astrid is daar een mooi voorbeeld van.
“De afwisseling, de betrokkenheid en het feit dat geen dag hetzelfde is, maken dat ik hier al zo lang met plezier werk.”
