Als de vergoeding van het internetabonnement gezien kan worden als een noodzakelijke voorziening, kunt u deze onbelast vergoeden. U kunt dan namelijk de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen toepassen.
Er is sprake van een noodzakelijke voorziening als uw werknemer het internet nodig heeft voor zijn werk en ook gebruikt voor zijn werk. Daarvan zal bij een werknemer die thuiswerkt en daarbij internet nodig heeft dus sprake zijn. Het is dan niet van belang hoe veel de werknemer thuiswerkt.
Let op! Zelfs als uw werknemer in theorie zijn werk ook zou kunnen doen zonder internet, kunt u het internet toch onbelast vergoeden als u kunt aantonen dat de werknemer zijn werk met internet bijvoorbeeld beter kan doen dan zonder internet. Het gaat erom dat u kunt laten zien dat het internet naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor het behoorlijk doen van het werk.
Volledige vergoeding?
De vraag is of u het volledige internetabonnement van de werknemer onbelast mag vergoeden. Veelal zal de werknemer immers ook privé gebruikmaken van het internet. Daar hoeft u echter geen rekening mee te houden. U mag dus de volledige kosten van het internet onbelast vergoeden.
Of een deel?
U hoeft uiteraard niet het volledige internet aan uw werknemer te vergoeden. Die keuze is aan u. Als u bijvoorbeeld het internet slechts vergoedt naar rato van het aantal thuiswerkdagen, kan die vergoeding ook gewoon onbelast. Datzelfde geldt als u aan uw werknemer een eigen bijdrage vraagt. Ook dan kan de vergoeding onbelast. Uiteraard moet het in beide situaties wel zo zijn dat uw werknemer het internet nodig heeft voor zijn werk en daarvoor ook gebruikt.
Tv en vaste telefoon
De meeste providers bieden naast internet ook een abonnement aan met internet, tv en vaste telefoon. De kosten van deze zogenaamde 3-in-1 pakketten mag u niet volledig onbelast vergoeden. De onbelaste vergoeding geldt alleen voor het internetdeel.
Dga
De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen geldt in principe niet voor een werknemer met de functie bestuurder of commissaris. In principe kunt u het internet dus niet onbelast vergoeden aan de dga onder deze gerichte vrijstelling.
Let op! In de wet is hiervoor wel een achterdeurtje opgenomen. Als u aannemelijk maakt dat het vergoeden van het internetabonnement gebruikelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, kunt u de gerichte vrijstelling toch toepassen. Wordt over het algemeen aan werknemers met een vergelijkbaar functieprofiel ook het internet vergoed, dan zal de vergoeding al snel gebruikelijk zijn.
Heeft u een personeelsvereniging? Zorg dan dat u binnen de voorwaarden blijft om de uitgaven van de personeelsvereniging vrijgesteld te laten. Welke voorwaarden zijn dat? Mag u bijvoorbeeld als werkgever ook een financiële bijdrage leveren?
Belast of vrijstelling
In principe zijn uitgaven van een personeelsvereniging voor bijvoorbeeld een uitje met werknemers belastbaar met loonheffingen. Voor de werknemers vormt dit namelijk een voordeel uit hun dienstbetrekking. Gelukkig kent de wet al heel lang de mogelijkheid om een beroep te doen op de fondsvrijstelling. Bij een beroep op deze vrijstelling zijn de uitgaven vrijgesteld van loonheffingen. Daarvoor geldt wel een aantal voorwaarden.
Voorwaarden fondsvrijstelling
Als uw personeelsvereniging voldoet aan de hierna genoemde voorwaarden zijn de uitgaven (personeelsuitjes, maar ook andere uitkeringen en verstrekkingen door de personeelsvereniging) in principe vrijgesteld van loonheffingen.
Financiële bijdrage werkgever niet groter dan werknemer
Uw financiële bijdrage aan de personeelsvereniging mag in de afgelopen vijf jaar niet hoger zijn geweest dan de financiële bijdrage van alle werknemers samen. U mag dus niet meer bijgedragen hebben dan uw werknemers in de afgelopen vijf jaar. Deze vergelijking vindt niet per jaar plaats, maar aan de hand van de totalen van de afgelopen vijf jaar.
Let op! Bestaat uw personeelsvereniging nog geen vijf jaar, dan mag uw financiële bijdrage vanaf de oprichting tot in het jaar waarin de personeelsvereniging uitgaven doet, in totaal niet hoger zijn dan de financiële bijdrage van alle werknemers.
Bijdrage mag niet symbolisch zijn
Uit een arrest van de Hoge Raad volgt dat de financiële bijdrage van de werknemers in de afgelopen vijf jaar niet een symbolische bijdrage mag zijn. Was er bijvoorbeeld al een groot vermogen in de personeelsvereniging en stortten de werknemers € 1 per jaar in de afgelopen vijf jaar, dan is de fondsvrijstelling niet van toepassing.
Werknemers hebben geen recht
Uw werknemers mogen geen recht hebben op uitkeringen en verstrekkingen door de personeelsvereniging. In het reglement van de personeelsvereniging mag dus niet zijn opgenomen dat elke werknemer in ruil voor zijn of haar financiële bijdrage recht heeft op bepaalde vergoedingen of verstrekkingen.
Geen betrekking op ziekte, bevalling, overlijden
De uitkeringen of verstrekkingen door de personeelsvereniging mogen geen betrekking hebben op ziekte, invaliditeit, bevalling, adoptie of overlijden.
Voldoe aan de voorwaarden
Zorg dat uw personeelsvereniging aan deze voorwaarden blijft voldoen. Dan zijn de uitgaven van de personeelsvereniging vrijgesteld van loonheffingen. Ook uw financiële bijdrage aan de personeelsvereniging is dan onbelast. De bijdrage van de werknemers houdt u overigens in op hun nettoloon.
